Unsur-unsur Tentang Administrasi Perkantoran Terbagi Menjadi Beberapa Bagian

 MENGENAL TENTANG UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Unsur-unsur Administrasi

Unsur administrasi adalah bagian-bagian yang harus ada dalam kegiatan administrasi. Tanpa adanya unsur-unsur tertentu, administrasi tidak dapat dilaksanakan dengan baik. Dalam literatur ditemukan adanya dua klasifikasi unsur, yaitu: unsur pokok dan unsur umum ilmu administrasi.

a.       Unsur Pokok Ilmu Administrasi. Disebut juga dengan unsur mutlak ilmu administrasi. S.P.Siagian (opcit) membagi atas 4 (empat) unsur pokok dari administrasi, yaitu: 1) Dua orang manusia atau lebih, 2) tujuan, 3) tugas yang hendak dilaksanakan, 4) peralatan dan perlengkapan.

Dua orang manusia atau lebih. Asumsinya bahwa manusia tidak dapat bekerjama dengan dirinya sendiri tetapi harus memerlukan bantuan dan pertolongan orang lain. Juga manusia memiliki kebutuhan dengan kemampuan untuk memenuhi kebutuhannya dengan serba keterbatasan. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak turut serta dalam proses kerjasama itu.

Apabila kita berhasrat mengangkat dan memindahkan sebuah benda ke tempat lain, akan tetapi tidak dapat mengerjakannya dengan sendirian, maka tentunya dengan meminta bantuan pada orang lain untuk bersama-sama mengangkatnya dan memindahkannya. Contoh yang sangat sederhana tersebut menunjukkan bahwa kerjasama tidak dapat dilakukan oleh hanya satu orang akan tetapi perlu ada bantuan orang lain

Tujuan ialah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh orang agar dapat dipenuhi. Dalam perusahaan yang menentukan tujuan adalah yang punya perusahaan, dalam bidang kenegaraan sesuai asas negara itu, kalau berasaskan monarki absolut, yang menentukan tujuan adalah raja. Kalau berasaskan kedaulatan rakyat, yang menentukan tujuan negara adalah rakyat melalui Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) atau Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) – Indonesia. Tetapi di dalam prakteknya melalui suatu pendelegasian kekuasaan kepada Administrator perusahaan, atau Administrator Negara (Perdana Menteri atau Presiden). Jadi yang menentukan tujuan dalam administrasi adalah Administrator. Tujuan tidak hanya menjadi milik administrator. Orang yang harus mempunyai gambaran yang jelas dan memahami tujuan organisasi bukan hanya administrator saja, melainkan seluruh anggota organisasi yang ada, bahkan pihak luar pun harus mengetahuinya. Oleh karena itu, administrator dalam menentukan tujuan perlu melibatkan para pembantunya dan harus memperkenalkan setiap orang agar mempunyai pemahaman yang sama dan pandangan yang jelas tentang tujuan organisasi yang ia pimpinnya.

Tugas dan pelaksanaannya. Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, orang beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada kerjasama. Tidak demikian halnya. Dengan perkataan lain, kerjasama bukan merupakan unsur administrasi. Meskipun demikian perlu ditekankan bahwa pencapaian tujuan akan lebih efisien dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Akan tetapi kerjasama pun, misalnya dalam hal dipaksakan proses administrasi dapat terjadi, karena dengan paksaan proses administrasi dapat timbul. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan kepada dua golongan, yaitu kerjasama yang ikhlas dan sukarela (voluntary cooperation) dan kerjasama  yang dipaksakan  (compulsory  atau antagonistic cooperation).

Peralatan dan Perlengkapan. Ada ungkapan dari Thomas Carlile yang mengatakan manusia dapat berbuat karena alat, tanpa alat ia tidak bisa berbuat apa, dengan alat maka ia dapat berbuat segala apa. Ungkapan ini menunjukkan pentingnya peralatan bagi manusia termasuk dalam proses administrasi. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam suatu proses administrasi tergantung dari berbagai faktor, seperti: 1) jumlah orang yang terlibat dalam proses itu, 2) sifat tujuan yang hendak dicapi, 3) ruang lingkup serta aneka ragamnya tugas yang hendak dijalankan, dan 4) sifat kerjasama yang dapat diciptakan dan dikembangkan. Barangkali secara “aksiomatis” dapat dikatakan bahwa semakin sedikit jumlah orang yang terlibat, semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai serta semakin sederhana tugas-tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sederhana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. 

b.         Unsur Umum Ilmu Administrasi. Berbeda halnya dengan konsepsi yang dikemukakan oleh The Liang Gie (1978) dan Pariata Westra, dkk.; (1980)  bahwa dalam proses penyelenggaraan administrasi mempunyai unsur-unsur yang merupakan pola perbuatan manusia dalam bidang administrasi tersebu, yakni: 1) organisasi, 2) manajemen, 3) komunikasi, 4) kepegawaian, 5) keuangan, 6) perbekalan, 7) ketatausahaan, dan 8) hubungan masyarakat.

Organisasi - sebagai unsur pertama dari administrasi merupakan rangka atau wadah di mana usaha kerjasama itu diselenggarakan. James D. Money (1947) menyebutnya sebagai bentuk perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama. (the form of every human association for the attainment of a common purpose). Sejalan dengan ini, maka proses mengorganisir  (pengorganisasian - organizing) ialah penyusunan rangka itu dengan membagi-bagi dan menghubung-hubungkan orang, wewenang, tugas dan tanggungjawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ini ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.

Penelaahan terhadap rangka di mana administrasi itu berlangsung menimbulkan sekelompok pengetahuan yang disebut:

-          teori organisasi (theory of organization)

-          analisis organisasi dan methode (organization and methods analysis – O & M analysis)

-          tingkah laku administratif (administrative behavior), perilaku keorganisasian (organizational behavior)

-          hubungan manusia (human relations)

Manajemen sebagai suatu proses yang menggerakkan kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai. Sarjana Oliver Sheldon (1957) mengatakannya sebagai “the process by which the execution of a given purposes is put into operation and supervised” (proses dengan mana pelaksanaan dari suatu tujuan tertentu dijalankan dan diawasi). Manajemen mempunyai fungsi-fungsi yang sebagian sarjana berbeda klasifikasi. Menurut Henry Fayol, yaitu: Perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian komando (comanding), pengkoordinasian (coordinating), pengawasan (controlling). G.R. Terry dengan akronim POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). The Liang Gie dengan fungsi perencanaan, pengambilan putusan, pembimbingan, pengkoordinasian, pengendalian dan penyempurnaan. Dalam perkembangan manajemen telah muncul berbagai pengetahuan sepertinya: Total quality management (manajemen mutu terpadu), management by objectives (manajemen berdasarkan sasaran), Management Information System (Sistem Informasi Manajemen), Manajemen Stratejik, Manajemen Sumber Daya Manusia dan banyak pengetahuan ekonomi yang memakai istilah manajemen seperti manajemen pemasaran, manajemen keuangan, manajemen koperasi, dan manajemen akuntansi, bahkan pada lembaga pendidikan di bidang ekonomi terbentuk jurusan/program studi manajemen.

Komunikasi. Ini merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam usaha bersama itu mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing. Tanpa komunikasi yang baik, tak mungkin kerjasama dapat terlaksana dengan baik. Pengetahuan yang merupakan segi-segi komunikasi ini misalnya: reporting techniques (tehnik pelaporan) Sistem informasi (information system), 

 Kepegawaian. Ini merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerjasama. Penelaahan terhadap unsur ini menimbulkan sekelompok pengetahuan yang dicakup dengan nama Administrasi Kepegawaian  (Personnel Administration) yang dewasa ini kecenderungan menggunakan istilah sumber daya manusia. Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia itu dari penerimaannya (recruiting) sampai pemberhentiannya (retirement). Termasuk pula di sini ialah analisis dan klasifikasi jabatan (job analysis and classification) serta pengembangan tenaga itu melalui latihan-latihan (training) 

Keuangan. Ini merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sini timbullah Administrasi keuangan yang mencakup  penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang keuangan. 

Perbekalan. Istilah lainnya perlengkapan, persediaan, logistik, dan urusan rumah tangga. Ini merupakan segi yang mengurusi kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini berkembanglah pengetahuan tentang administrasi perlengkapan (supply administration), pembelian (procure-ment), persediaan, pergudangan, klasifikasi dan standardisasi alat-alat, pengendalian harta benda (inventory and property control) 

Ketatausahaan, yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengada-kan, mengirim, dan menyimpan pelbagai keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Pada bidang ini berkembang pengetahuan tentang administrasi perkantoran (office administration) atau manajemen perkan-toran (office management), kesekretarisan, tata persuratan, kearsipan, dan dokumentasi. 

Hubungan Masyarakat. Ini merupakan segi yang menggambarkan pada pihak luar segala sesuatu yang berlangsung mengenai usaha kerjasama itu, demikian pula sebaliknya menyalurkan sesuatu hasrat, cita atau pendapat dari luar ke dalam sesuatu usaha bersama, dengan demikian tercapai pengertian yang sebaik-baiknya antara suatu administrasi dengan keadaan sekelilingnya. Aspek ini justru amat pentingnya bagi kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun perusahaan agar mendapat dukungan dari rakyat bagi pemerintah dan kesukaan konsumen bagi perusahaan. Pada akhir-akhir ini timbullah pengetahuan dalam bidang ini, yaitu hubungan masyarakat (publik relation), keprotokolan, dan  dalam bidang perusahaan dengan periklanan (advertising)